Amando is een webtoepassing, daardoor is het niet nodig om software te installeren en kunnen medewerkers op elk moment, vanaf elk plek met Amando werken.
Om de mogelijheden van Amando te illustreren zullen de volgende onderwerpen worden toegelicht:
Het idee achter Amando is dat er een ‘dossier’ is dat bestaat uit één of meer onderliggende ‘mappen’. Een ouderwets dossier dus. De mappen in het dossier kunnen submappen bevatten. Op deze manier kan een uitgebreid dossier worden opgebouwd, dat uitziet als een boomstructuur. Elke map heeft een beschrijving die kan worden aangepast door bevoegde medewerkers. Zowel aan het dossier als aan alle onderliggende mappen kunnen bestanden worden gekoppeld. Aanwijzen op de lokale schijf en klikken op ‘uploaden’ volstaat daarvoor.
Een dossier is een geordende mappenstructuur passend bij een domein of project. In beginsel kunnen beheerders met Amando elk domein of project dat om een gestructureerde benadering vraagt, in een dossier opnemen. Het ligt wel voor de hand om dossiers aan te leggen voor domeinen of projecten die aan relatief weinig verandering onderhevig zijn, om de inspanning die is gemoeid met de inrichting zo optimaal mogelijk te laten renderen.
Om een dossier leven in te blazen bevat Amando ‘Activiteiten’ en ‘Taken’. Een activiteit is een verzameling taken. Je zou een activiteit ook kunnen omschrijven als een ‘stappenplan’ of ‘werkprogramma’ voor het afwerken van een (deel)proces. Een taak is een concrete instructie. Deze instructie kan uit de omschrijving van de taak blijken, het is ook mogelijk de instructie in detail uit te werken in de beschrijving van de taak of in een document dat aan de taak is gekoppeld. Medewerkers kunnen de verzameling werkprogramma’s in Amando raadplegen en inzien. Als de opsteller van een werkprogramma zich de moeite heeft getroost, kunnen taken naast tekst ook plaatjes, video en/of geluidsfragmenten bevatten.
Tot zover biedt Amando vergelijkbare functionaliteit als een dossier in een gedeelde bestandsstructuur op een computerschijf. Amando gaat echter een stap verder. Dossiers en werkprogramma’s kunnen namelijk worden geïntegreerd. Deze integratie ontstaat op het moment dat werkprogramma’s worden gekoppeld aan de mappen in een dossier. Laten we dit principe illustreren aan de hand van een voorbeeld: neem het opstellen van de btw-aangifte. Dit is een periodiek terugkerende activiteit die zich uitstekend leent om in Amando te worden opgenomen. De verschillende stappen die moeten worden doorlopen (het werkprogramma) worden aan de folder ‘BTW-aangifte’ gekoppeld. Door deze handeling zijn alle aanwijzingen, instructies en sjabloon-documenten die nodig zijn voor het opstellen, controleren en verzenden van de aangifte btw binnen deze folder aanwezig. Dossier en werkprogramma vormen nu een geïntegreerd geheel.
Als een taak volgens een exact aantal af te werken stappen moet verlopen kan overigens gebruik worden gemaakt van een of meer formulieren. Zo’n formulier stuurt de uitvoering van de taak in hoge mate. Een medewerker navigeert door het formulier door het aanklikken en selecteren van beschikbare keuzes. Het is mogelijk formulieren aan te bieden waarin routeringen zijn opgenomen die afhankelijk zijn van gemaakte keuzes. Door het gebruik van formulieren kan worden gerealiseerd dat een beslissing wordt genomen volgens een vooraf gedefinieerde beslisboom. Een andere toepassing is dat in de formulieren vragenlijsten kunnen worden opgenomen, die medewerkers moeten invullen. De functionaliteit van de formulieren is te vergelijken met die van Google Forms.
Hoe handig zou het nu zijn als de planning en daadwerkelijke uitvoering van het werkprogramma voor opeenvolgende periodieke btw-aangiften in de folder BTW-aangifte zouden kunnen worden opgenomen. Natuurlijk biedt Amando deze mogelijkheid!
Het doen van de btw-aangifte is een terugkerend proces dat zich maandelijks of per drie maanden herhaalt. Amando ondersteunt hierbij door het aanmaken van ‘Planningen’ en ‘Werkopdrachten’. Een werkopdracht is een taak die een medewerker op een bepaald tijdstip moet uitvoeren. Het aanmaken van werkopdrachten is het resultaat van het ‘uitrollen’ van een planning. In de planning wordt aangegeven welke taak, op welk moment, met welke frequentie, gedurende welke periode, door welke medewerker moet worden uitgevoerd. Dit klinkt ingewikkeld, maar in het voorbeeld van de BTW-aangifte is het bijvoorbeeld niet meer dan aangeven dat een medewerker maandelijks op de 25e van de maand de taken die behoren tot het doen van BTW-aangifte moet uitvoeren. Zodra deze planning is gemaakt, kunnen alle werkopdrachten die hieruit voortvloeien voor het lopende jaar jaar en voor de volgende jaren in één klap worden gegenereerd!
Dit principe geldt voor alle terugkerende werkzaamheden. Aanvankelijk zal goed moeten worden nagedacht over dossierinrichting, activeiten, taken en planningen. Maar zodra dit is gedaan, kunnen met een enkele muisklikken tientallen of zelfs honderden werkopdrachten worden uitgezet. De werkopdrachten worden automatisch op de juiste plek in het dossier geplaatst. Ze zijn eenvoudig te raadplegen door het openklikken van elementen in de boomstructuur van het dossier. Omdat elk dossier in Amando is opgebouwd langs een tijdlijn, kunnen dossiers eenvoudig voor elk gewenst kalenderjaar worden ingezien. Standaard toont Amando het huidige jaar, maar switchen naar het dossier van het voorgaande of het komende kalenderjaar is eenvoudig. Even terug- of vooruitkijken is dan ook een peuleschil.
Een boomstructuur is nuttig om zaken die bij elkaar horen in samenhang te tonen. Voor inzicht in de voortgang van werkzaamheden is echter meer nodig. Ten eerste beschikt elk dossier daarvoor over een zoekfunctie waarmee snel in de boomstructuur kan worden gezocht. Omdat werkopdrachten een status kennen (waaronder ‘OPEN’ en ‘COMPLETED’) kan met de beginletters van deze woorden meteen inzichtelijk worden gemaakt wáár in een dossier zich afgeronde of openstaande werkzaamheden bevinden. Voer je bijvoorbeeld ‘compl piet’ in, dan zie je alle afgeronde werkopdrachten van gebruiker Piet, ‘open piet’ toont daarentegen alle openstaande opdrachten.
Alhoewel deze zoekfunctie handig is, is het niet de enige manier om de voortgang van werkopdrachten te kunnen volgen. Medewerkers die samenwerken in Amando beschikken over een ‘Takenlijst’ die wordt getoond op een eigen persoonlijke pagina. In de takenlijst staan alle werkopdrachten van alle dossiers die aan een medewerker zijn toegewezen. Bij elke werkopdracht is zichtbaar wanneer deze moet worden uitgevoerd, wat de status is en tot welk dossier, activiteit en taak de opdracht behoort. Om de takenlijst te kunnen doorzoeken is een krachtige zoekfunctie beschikbaar en er kan naar believen worden gesorteerd op de beschikbare kolommen in de lijst. Medewerkers kunnen zo snel overzichten maken die ze vervolgens met één enkele muisklik naar Excel of PDF kunnen exporteren.
Vanuit de takenlijst kunnen werkopdrachten worden ‘opengeklikt’. Er verschijnt dan een scherm waarin naast de werkopdracht ook de taak (werkinstructie) wordt afgebeeld. Identieke, eerdere werkopdrachten zijn in dit scherm eveneens zichtbaar zodat bevindingen en conclusies van reeds afgewerkte werkopdrachten niet hoeven te worden opgezocht. Medewerkers kunnen vervolgens tekst invoeren en documenten toevoegen, op min of meer dezelfde manier als in een tekstverwerker als Microsoft Word. In het scherm zijn beschikbare formulieren direct toegankelijk, na invulling worden formulier automatisch aan de opdracht gekoppeld. Medewerkers kunnen in dit scherm tenslotte ook de status van de taak wijzigen. Om aan te geven dat de ze klaar zijn kiezen ze bijvoorbeeld voor ‘Taak afgerond’.
De persoonlijke takenlijst vormt voor medewerkers de centrale plek in Amando van waaruit zij aan hen toegewezen werkopdrachten zullen afhandelen.
“Het oog wil ook wat”, zo luidt het spreekwoord. Dat is echter niet de enige reden dat in Amando dashboards zijn opgenomen. Op de dashboards wordt informatie over werkopdrachten getoond op een wijze die met tabellen of lijsten niet mogelijk is. Voor medewerkers bevindt het dashboard zich óp de persoonlijke pagina, meteen onder de takenlijst. Met behulp van interactieve, kleurrijke grafieken biedt het persoonlijke dashboard zo inzicht in zowel openstaande als afgeronde werkzaamheden.
Omdat werkopdrachten zijn voorzien van normtijden en geplande tijden geeft het dashboard niet alleen de aantallen werkopdrachten weer, maar ook het genormeerde - en geplande tijdsbeslag dat met de werkopdrachten is gemoeid. Als de beschikbare capaciteit van medewerkers in Amando is opgenomen, toont het dashboard of de uit te voeren werkzaamheden op schema liggen, dan wel of sprake is van een achterstand of ruimte voor aanvullende werkzaamheden. Het blijkt in de praktijk dat medewerkers die dit inzicht hebben pro-actief reageren door werk over te dragen of naar een ander tijdstip te verplaatsen.
Bepaalde medewerkers binnen de organisatie kunnen de rol van ‘planner’ toegewezen krijgen. Deze rol voorziet in de rechten om planningen te maken en werkopdrachten te genereren. Planners leiden eveneens het omplannen van werkopdrachten in goede banen. Amando bevat een separaat dashboard voor planners, die daarmee een ‘helikopter view’ geboden krijgen op alle gecumuleerde planningen van alle medewerkers tezamen. Ook op dit dashboard zijn tabellen en grafieken afgebeeld, vergelijkbaar met die van de medewerkers. Het verschil is dat de onderliggende informatie bestaat uit de werkopdrachten van een groep van medewerkers. De planners kunnen, net als de medewerkers, naar hartelust werkopdrachten filteren, selecteren en exporteren.
Een van de mogelijkheden die Amando biedt is ondersteunen bij het beheersen van risico’s. Een risico is een bedreiging die kan leiden tot schade voor de organisatie. Die schade kan allerlei vormen aannemen. Vaak gaat het om financiële schade, maar het kan bijvoorbeeld ook gaan om repuatieschade of milieuschade.
Risico’s kunnen met Amando worden gegroepeerd, gecategoriseerd en geprioriteerd. Hoewel nuttige en noodzakelijk excercities zijn, gaat het volgens ons vooral om de vraag hoe een risico kan worden afgedekt en of de werkzaamheden die hiervoor nodig zijn daadwerkelijk worden uitgevoerd. Een ander belangrijk aspect is dat risicobeheer geen aparte werkzaamheid betreft, maar een integraal onderdeel vormt van de processen binnen de organisatie. Om deze reden kan in Amando een koppeling worden gemaakt tussen risico’s en activiteiten, respectievelijk taken. Het resultaat is dat risico’s automatisch in het juiste dossier verschijnen, tezamen met de werkzaamheden die nodig zijn om ze af te dekken. Voor medewerkers is daarmee niet alleen duidelijk wat ze moeten doen, ook de reden voor de werkzaamheden (in dit geval het afdekken van een bepaald risico) is inzichtelijk.
Er kunnen verschillende rapportages worden gemaakt van het risicobeheer. Zo kan onder andere een totaaloverzicht worden getoond van de voortgang van de werkzaamheden voor het afdekken van risico’s in een bepaald kalenderjaar.
Een dossier binnen Amando kan de volgende elementen bevatten:
Van een dossier kan een rapport worden gegeneerd waarin de onderdelen van de boomstructuur per kalenderaar zijn opgenomen. Dit rapport bevat tevens de door medewerkers ingevoerde teksten en toelichtingen bij de uitvoering van de werkopdrachten. Het rapport kan als pdf worden gedownload.
Amando bevat daarnaast een reeks standaarrapportages die door bevoegde medewerkers kunnen worden opgvraagd. Tot slot is er een raportgenerator waarmee bevoegde medewerkers zelf overzichten kunnen maken van dossiers, mappen, taken, enzovoort.
Amando biedt een integrale oplossing voor het gestructureerd aanpakken van de werkzaamheden behorende bij een domein of project. Amando is flexibel en uitbreidbaar. Het is een intelligente online oplossing voor het structureren, plannen en organiseren van werkstromen. Op dit moment zijn de volgende modulaire standaardoplossing voorhanden:
We hebben hiervoor op hoofdlijnen geschetst wat Amando is en wat het voor u en uw organisatie kan betekenen. Niet alles is hierbij aan bod gekomen. We tonen u graag meer in de vorm van een live-demo. Als u hiervoor interesse heeft, neem contact op via info@juyst.nl of klik op onderstande link: